Se conoce como workflow a la automatización de las tareas que una empresa realiza todos los días; de manera que sus procesos e información pasen de un empleado a otro gracias a un orden jerárquico preestablecido. Para que sea eficaz dicha gestión, se requiere de un excelente sistema de comunicación y organización entre todas las áreas de una compañía.

El también llamado flujo de trabajo posee un cuidadoso sistema de normas y reglamentos que deben cumplir todos los trabajadores y se adapta a las necesidades de la empresa. Llega a organizar y controlar los recursos, tareas y personal de un negocio de manera manual, informatizada o mixta; además de hacerle seguimiento a sus resultados.

Debido a la creciente competencia y las nuevas tendencias; el workflow es un elemento básico para evolucionar la agilidad y desvinculación de las actividades administrativas y comerciales. Puede usarse como herramienta para el trabajo individual o grupal, lo que facilita los procesos dentro de la empresa y su rendimiento.

Actualmente, los sistemas software diseñados para un óptimo flujo laboral (gratuitos o de paga) se pueden aplicar sin mayor problema en los ordenadores y situarlos en el servidor de la red de la compañía. Todos están diseñados para ser de uso exclusivo de los trabajadores que tienen acceso a él; por lo que la seguridad de los datos manejados está confirmada.

Beneficios

➢ Una base de datos central de un motor de workflow permite integrar documentos; para que todas las áreas de una compañía puedan tener acceso a ellos de manera rápida.

➢ Existe una mejor atención o servicio a tus clientes actuales y potenciales, lo que significa un incremento en su respuesta positiva en comparación con la competencia.

➢ La comunicación interna y externa mejora progresivamente. Lo que significa en una reducción de costos y tiempo desperdiciado.

➢ Aumento de la eficiencia y productividad de la empresa al automatizar los procesos o tareas y tener un mayor control de lo que ocurre en cada fase.

Si necesitas aplicar el workflow a tu compañía, recuerda que primero debes definir tus objetivos y diseñar el sistema que se adapte a tus necesidades. De esta forma cuando lo implementes y midas los resultados, podrás gestionar mejor tu empresa y tu base de datos.