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Asistente Administrativa Bilingüe

THE AMERICAN SCHOOL FOUNDATION, A,C.

Publicado:

Publicado hace 55 días

Salario

De $15,000 a $18,000 bruto por mes

Tipo de puesto:

Proporciona apoyo administrativo a la oficina en los procesos propios del área o división. Es responsable de revisar y mantener bases de datos y archivos en forma organizada y actualizada con la información. 

Requisitos y experiencia previa requerida:

  • Preparatoria o Carrera comercial concluída
  • Bilingüe, Español e Inglés
  • 2 años de experiencia en una posición similar
  • Conocimiento en el uso de plataformas administrativas / académicas tales como: calendario de Google, Gmail, SAP, etc.
  • Conocimiento básicos en manejo de copiadora e impresora.
  • Elaboración de presentaciones ejecutivas.
  • Capacidad para relacionarse positivamente con otras personas, coordinar y trabajar en equipo.
  • Organización, responsabilidad y cuidado de los detalles.
  • Capacidad de comunicarse verbalmente y por escrito en Español e Inglés.
  • Supervisión del acceso a los documentos legales y la información del área de acuerdo a las políticas y protocolos de privacidad. 

Responsabilidades:

Apoyar al asistente administrativo B de la división/área, en caso de existir, o realizar todas las actividades que se le encomienden poniendo especial énfasis en las relacionadas con alumnos/maestros y supervisores inmediatos, entre las cuales se encuentran las siguientes:

  • Apoyar al Director Administrativo / Decano / Coordinador / Consejero / Gerente y administrar cuidadosamente sus agendas.
  • Identificar y reportar las necesidades de mantenimiento para los espacios del área/división.
  • Coordinar y dar apoyo logístico a las reuniones o eventos del área (Espacios, salas, muebles, equipo, comida, materiales, etc.).
  • Generar listas y programas relacionados con el area/división.
  • Supervisar y controlar el uso adecuado de los equipos y materiales de la oficina.
  • Realizar y contestar las llamadas de teléfono de la oficina, correos electrónicos y solicitudes para tratar de resolver las situaciones particulares que puedan surgir.
  • Administrar, actualizar y mantener copias de seguridad de las bases de datos del área/división.
  • Ayudar en la actualización del calendario de las áreas.
  • Preparar paquetes de información.
  • Recibir y distribuir documentos / materiales para el área/división.
  • Apoyar el control de objetos perdidos del área/división cuando aplique.
  • Recibir, entregar y archivar documentos legales del área/división.
  • Entregar y recibir mensajes de otras áreas/divisiones y del personal.
  • Tomar minutas de las reuniones de su supervisor/a inmediato cuando se le solicite.
  • Realizar tareas de manera oportuna cualquier otra actividad solicitada por el supervisor inmediato.
  • Responsable de revisar y mantener las bases de datos y archivos organizados y actualizados. 
  • Identifica y reporta necesidades de mantenimiento de los espacios del Área.
  • Prepara y distribuye los reportes de asistencia e incidencias periódicamente.
  • Mantiene registro y realiza el seguimiento de los gastos, los pagos y el presupuesto del área.
  • Mantiene la documentación del área debidamente archivada y organizada.
  • Ayuda a preparar/consolidar informes ejecutivos del Departamento, presentaciones y documentos.

Ofrecemos prestaciones superiores.

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Salario bruto pretendido
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